Zálohová faktura: Kdy ji vystavit a co musí obsahovat?

Co je zálohová faktura

Zálohová faktura je doklad, který slouží k částečné úhradě za zboží nebo služby ještě před jejich dodáním nebo uskutečněním. V podstatě se jedná o žádost o platbu předem. Zálohová faktura musí obsahovat slovo „zálohová“ a další náležitosti běžné faktury, jako je IČO, DIČ, datum vystavení, variabilní symbol a popis dodávaného zboží nebo služeb. Důležité je uvést i finální cenu a výši zálohy, kterou požadujete. Zálohová faktura se liší od běžné faktury tím, že není daňovým dokladem. To znamená, že se s ní neprovádí účtování DPH. Zálohová faktura slouží pouze jako doklad o přijaté platbě a stává se daňovým dokladem až po vystavení konečné faktury. Výhodou zálohové faktury pro dodavatele je zajištění finanční stability a snížení rizika nezaplacení. Pro odběratele může být výhodou jistota dodání zboží nebo služeb. Zálohové faktury se často využívají u zakázek s delší dobou realizace, u drahého zboží nebo v případech, kdy dodavatel potřebuje finanční prostředky na nákup materiálu.

Kdy se vystavuje

Zálohová faktura se vystavuje v případě, že dodavatel požaduje uhrazení části ceny zboží nebo služby před jejich dodáním. Typicky se s ní setkáte u zakázek s delší dobou realizace, u dražšího zboží nebo v případech, kdy dodavatel potřebuje finanční prostředky na nákup materiálu či zahájení prací. Zálohová faktura musí obsahovat všechny náležitosti daňového dokladu, včetně slova "zálohová" v názvu. Důležité je uvést i konečnou částku a termín splatnosti zálohy. Po uhrazení zálohy je dodavatel povinen vystavit daňový doklad, a to buď klasickou fakturu, nebo dobropis, pokud se záloha rovná konečné ceně. V praxi se můžete setkat s různými typy zálohových faktur, například s pevnou zálohovou fakturou na předem stanovenou částku, nebo s procentuální zálohovou fakturou, kde je výše zálohy stanovena procentem z celkové ceny.

Náležitosti faktury

Zálohová faktura, ačkoliv slouží k úhradě předem, musí obsahovat stejné náležitosti jako běžná faktura. Kromě základních údajů, jako je označení dokladu "zálohová faktura", identifikační údaje dodavatele a odběratele, datum vystavení a splatnosti, je nutné uvést i rozsah a předmět plnění. Důležitá je také informace o výši zálohy, ať už v procentech nebo v absolutní částce. Nezapomeňte na daňové identifikační číslo dodavatele a odběratele, pokud jsou plátci DPH. Zálohová faktura musí být označena jako "daňový doklad" v případě, že je vystavena plátcem DPH. V neposlední řadě je nutné uvést číslo bankovního účtu a variabilní symbol pro správné zaúčtování platby. Zálohová faktura se liší od běžné faktury především v tom, že neslouží jako potvrzení o dodání zboží nebo služby, ale pouze jako podklad pro úhradu zálohy. Po dodání zboží nebo služby je potřeba vystavit standardní fakturu, která již obsahuje všechny náležitosti běžné faktury, včetně zálohy, která byla na základě zálohové faktury uhrazena.

Zálohová faktura je jako slib - zavazuje dodavatele k plnění a dává odběrateli jistotu.

Zdeněk Dvořák

Platba předem

Platba předem je běžnou praxí v mnoha obchodních transakcích, zejména při větších nákupech nebo zakázkách. V takových případech může dodavatel požadovat uhrazení části ceny ještě před dodáním zboží nebo služby. K tomuto účelu slouží zálohová faktura, která se liší od běžné faktury. Zálohová faktura neslouží jako daňový doklad, ale jako doklad o přijetí platby. Na rozdíl od běžné faktury, která se vystavuje až po dodání zboží nebo služby, se zálohová faktura vystavuje předem.

Vlastnost	Zálohová faktura	Faktura
Požadavek na platbu před dodáním zboží/služby	Ano	Ne (obvykle)
Vytváří daňovou povinnost	Ano	Ano

Zálohová faktura musí obsahovat specifické informace, aby byla platná. Mezi tyto informace patří označení "zálohová faktura", identifikační údaje dodavatele a odběratele, datum vystavení, popis zboží nebo služby, za které je záloha požadována, a výše zálohy. Důležité je uvést i variabilní symbol, který pomůže s identifikací platby. Po uhrazení zálohové faktury by měl dodavatel vystavit klasickou fakturu, která bude zahrnovat i dříve uhrazenou zálohu. Platba předem může být pro obě strany výhodná. Dodavatel má jistotu, že odběratel má o zboží nebo službu skutečný zájem a že mu nehrozí ztráta vynaložených nákladů. Odběratel si naopak může zajistit včasné dodání zboží nebo služby a vyhnout se případnému zdražení.

Výhody a nevýhody

Zálohové faktury, jak už název napovídá, slouží k úhradě části ceny předem. Prodejce tak má jistotu alespoň částečné platby a krytí nákladů. To je obzvlášť výhodné u zakázek s dlouhou dobou splatnosti, vysokou hodnotou nebo u nových klientů. Zároveň zálohová faktura může zjednodušit cash flow a usnadnit finanční plánování. Na druhou stranu, pro kupujícího znamená zálohová faktura platbu předem, bez záruky, že zboží bude dodáno včas a v požadované kvalitě. V případě problémů s dodavatelem může být vrácení zálohy složité a zdlouhavé.

Typ faktury, ať už se jedná o fakturu standardní, zálohovou, daňový doklad nebo jiný typ, má svá specifika a řídí se danými pravidly. Je důležité zvolit správný typ faktury pro danou transakci, aby nedošlo k problémům s finančními úřady. Nesprávně vystavená faktura může vést k sankcím a zbytečným komplikacím.

Daňové hledisko

Z pohledu daně z přidané hodnoty (DPH) je zálohová faktura specifickým dokladem. Na rozdíl od běžné faktury, která se vystavuje až po dodání zboží nebo služby, slouží zálohová faktura k vyúčtování části ceny ještě před uskutečněním zdanitelného plnění. Pro plátce DPH to znamená povinnost odvést daň z přijaté zálohy již v momentě jejího přijetí, a to i v případě, že k samotnému dodání zboží nebo služby dojde až později. Typ faktury, ať už se jedná o fakturu běžnou, zálohovou, opravnou či jinou, má zásadní vliv na DPH. Každý typ má svá specifická pravidla pro jeho vystavení, obsah a DPH. Pro správné zaúčtování a zamezení komplikacím s finanční správou je proto klíčové rozumět rozdílům mezi jednotlivými typy faktur a jejich daňovému dopadu.

Typické příklady

Zálohová faktura se používá v situacích, kdy chce dodavatel od odběratele zálohu před dodáním zboží nebo služby. Typickým příkladem je výroba na zakázku, kde dodavatel potřebuje finanční prostředky na nákup materiálu. Dalším příkladem je poskytování služeb, které vyžadují značné náklady předem, jako je například organizace konference. Zálohová faktura musí obsahovat slovo „zálohová“ a další náležitosti daňového dokladu. Typ faktury se uvádí pro rozlišení dokladů v účetnictví a pro statistické účely. Může se jednat o fakturu běžnou, opravnou, dobropis nebo vrubopis. Každý typ faktury má specifické náležitosti a účel. Například opravná faktura se vystavuje v případě chyb na původní faktuře, zatímco dobropis slouží ke snížení dlužné částky.

Zálohová faktura představuje specifický typ faktury, který slouží k částečné úhradě za zboží nebo služby ještě před jejich dodáním či uskutečněním. Její vystavení se řídí stejnými pravidly jako u běžné faktury, včetně povinných náležitostí, jako je daňové identifikační číslo, datum vystavení, popis plnění a výše DPH.

Z hlediska typu faktury se zálohová faktura řadí mezi běžné faktury, ovšem s tím rozdílem, že nezobrazuje konečnou cenu, ale pouze její část. Po dodání zboží či služby je pak vystavena faktura konečná, která zohledňuje již uhrazenou zálohu.

Zálohové faktury nacházejí uplatnění v různých obchodních vztazích, a to zejména v případech, kdy je vyžadována platba předem. To se týká například zakázkové výroby, dodávek zboží s delší dodací lhůtou nebo poskytování služeb s vysokou hodnotou.

Pro obě strany obchodního vztahu přináší zálohová faktura jistotu a transparentnost. Dodavateli dává jistotu úhrady alespoň části ceny a odběrateli zase záruku, že dodavatel započne s plněním.